Google Docs dan Keunggulannya

Google Docs adalah salah satu aplikasi yang dikembangkan Google untuk kebutuhan file server. Khususnya aplikasi office. Mulai dari pengolah kata (word processor), pengolah lembar kerja (spreadsheet) dan presentasi (presentation). Google Docs bukan hanya menyimpan saja, namun juga bisa digunakan untuk untuk mengolah  (menyimpan, membuat, meng-edit) program-program aplikasi perkantoran (seperti Microsoft Office jika di Windows, atau Open Office) secara online. Semuanya dalam satu aplikasi. Tapi perlu memiliki aplikasi office.

Begitu dahsyatnya Google Docs, hingga beberapa kalangan menyebut Google Docs adalah pembunuh aplikasi office (Microsoft Office, Open Office, Neo Office dan sebagainya).

Kelebihan dari Google Docs antara lain adalah :

1.  Mudah untuk digunakan, karena tidak terlalu rumit
2. Kemudahan dan kecepatan dalam upload dan download
3.  Gratis
4. Tragedi data hilang akibat kerusakan harddisk bisa dihindarkan
5.  Support dan dokumentasinya lengkap.
6. Menggunakan editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) yang sederhana untuk memformat dokumen, memeriksa ejaan, dan sebagainya.
7. Privasi lebih terjamin
8. Bisa mengirim dokumen anda yang kamu buat di docs.google.com ke teman2 yang lain dengan mencamtumkan alamat email orang yang akan ingin anda kirimkan

Selain berbagai kelebihan yang dimilikinya, Google Docs juga memiliki kelemahan – kelemahan antara lain adalah:

1.  Harus dikerjakan secara online terlebih dahulu.
2.  hanya mendukung beberapa format file(sebagian besar cuma office document)
3.  Fitur sharingnya belum bagus
4.  Kuotanya lebih sedikit dari 4shared.

Fasilitas – Fasilitas dan fitur yang disediakan oleh Google Docs antara lain adalah 

1.      Dalam Word Processor atau Pengolah Kata fitur yang bisa kita gunakan atau yang disediakan adalah :

·         Membuat dokumen Word, OpenOffice, RTF, HTML, atau teks.

·         Upload dokumen yang sudah kita miliki.

·         Sharing dengan orang lain (melalui alamat e-mail) untuk mengedit atau melihat dokumen dan spreadsheet.

·         Meng-edit dokumen online dengan siapa pun yang kita pilih.

·         Melihat riwayat revisi dokumen dan spreadsheet Hivos ICT Trajectory - Panduan Membuat File Server dengan Google Docs 1

·         Mempublikasikan dokumen secara online ke dunia, sebagai bagian situs atau mengirimkan dokumen ke blog Anda.

·         Mendownload dokumen ke desktop sebagai Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML atau zip.

·         Email dokumen kita sebagai lampiran.

·         Setiap dokumen dapat mencapai sebesar 500K, ditambah 2MB per gambar yang dimasukkan.

·         Setiap pengguna memiliki batas kombinasi 5000 dokumen dan presentasi serta  5000 gambar.

2.      Dalam menggunakan spreadsheet, kita dapat melakukan antara lain :

·         Mengimpor dan mengekspor data berformat .xls, .csv, .txt dan .ods (dan mengekspor fungsionalitas untuk .pdf dan html).

·         Menikmati navigasi dan pengeditan intuitif, seperti dokumen atau spreadsheet tradisional.

·         Menggunakan format dan formula.

·         Mengobrol dengan orang lain yang sedang mengedit.

·         Memasukkan spreadsheet, atau bagian dari spreadsheet, ke situs web kita.

·         Setiap spreadsheet dapat mencapai hingga 10,000 baris, atau hingga 256 kolom, atau hingga 100,000 sel, atau hingga 40 sheet — batas mana saja yang tercapai lebih dulu.

·         Setiap pengguna memiliki batas hingga 200 spreadsheet.

·         Batas untuk spreadsheet terbuka pada saat bersamaan adalah 11.

·         Dapat mengimpor spreadsheet hingga mencapai 1 MB dalam format xls, csv, atau ods, txt, tsv, tsb.

3.      Dalam menggunakan presentasi, kita dapat melakukan hal – hal berikut yang disediakan oleh Google Docs :

·         Mengimpor presentasi yang ada dalam jenis file ppt dan .pps.

·         Mengekspor presentasi menggunakan fitur Simpan sebagai Zip dari menu File.

·         Mengedit presentasi kita menggunakan editor WYSIWYG yang sederhana.

·         Menyisipkan gambar, dan memformat slide sesuai keinginan.

·         Berbagi-pakai dan mengedit presentasi bersama teman dan rekan kerja.

·         Mengizinkan melihat presentasi secara realtime, dari lokasi jauh yang terpisah.

·         Mempublikasikan presentasi kita di web, dan dapat di akses oleh orang lain.

·         Setiap presentasi dapat mencapai sebesar 500K, ditambah 2MB per gambar yang dimasukkan.

·         Kita dapat meng-upload presentasi dalam format .ppt maupun .pps.

·         Setiap pengguna memiliki batas kombinasi 5000 dokumen dan presentasi serta 5000 gambar.

Cara Mendaftar Google Docs :

1.      Buka browser dan ketikkan alamat http://docs.google.com.

2.      Sudah. Anda sudah memiliki sebuah file server sekarang. Ya. Begitu saja langkahnya

Mengelola Dokumen

File dalam format word :

1.     Membuta File Baru

2.   Mengedit dan Menyimpan File

Ketikkan naskah yang dibutuhkan, dan klik ikon Save berupa tanda disk di menubar. Nama file akan tersimpan secara default, yakni kalimat pertama dalam naskah tersebut.

Mengubah namanya dengan memilih menu File – Rename. Akan muncul sebuah window baru, isi dengan nama file yang Anda inginkan kemudian klik OK.

3.      Meng-Upload File Lama

Anda juga bisa meng-upload file dalam komputer Anda ke Google Docs. Sehingga bisa diperlakukan sama dengan file baru yang dibuat di Google Docs. Caranya, klik menu Upload. Akan terbuka sebuah tab, klik Browse untuk mengarahkan ke dokumen yang hendak Anda upload. Klik Upload.

Setelah meng-upload, otomatis file masuk dalam halaman document editor. Klik Docs Home untuk ke menu utama.

4.      Mengatur Hak Akses

Salah satu fitur dalam Google Docs adalah berbagi pakai. Fitur ini memungkinkan Anda mengundang orang lain untuk memiliki hak akses dalam Google Docs Anda. Caranya, pilih dengan memberi tanda centang pada dokumen yang hendak di-share. Kemudian klik More actions, dan pilih manage Sharing.

Mengembangkan Google Docs

Menyusul fasilitas Google Apps yang sudah ada sebelumnya, yaitu Gmail, GTalk, Google Docs, Google Calendar dan Googlepages, saat ini Google Apps telah meluncurkan fasilitas baru, yaitu Google Sites.

Google Site memungkinkan anggota komunitas dapat saling berkomunikasi, bekerjasama dan berkolaborasi. Google sites juga bisa digunakan untuk intranet, manajemen proyek, ruang kelas, klub siswa dan sebagainya. Dengan Google Sites ini, anggota dapat saling berbagi informasi maupun file yang terdapat di Google Docs, Calendar, You Tube maupun Picasa